Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, tham gia hoạt động vào kinh tế thị trường sâu rộng, thì giải pháp quản lý DN đóng vai trò then chốt vào sự thành công của DN. Hoạt động của các công ty sẽ thành công khi tiết kiệm được thời gian, chi phí, thắt chặt được công tác quản lý và tăng tính bảo mật đối với dữ liệu, văn bản của mình.

         Vấn đề này, đã được hãng Kyocera (Nhật Bản) nghiên cứu tìm ra giải pháp tối ưu qua việc phổ biến  dịch vụ quản trị văn bản (Kyocera MDS) tới Việt Nam. Đây là dịch vụ hỗ trợ khách hàng được đánh giá hiệu quả trên thế giới như Nhật Bản, Mỹ, Singapore… và còn mới ở Việt Nam.

          Để duy trì hoạt động của công ty, ngoài các vấn đề  liên quan trực tiếp đến sản xuất, kinh doanh,một vấn đề mà hầu hết các công ty hiện nay đang gặp khó khăn là việc quản lý các vấn đề liên quan đến văn phòng . 

            Theo số liệu thống kê từ IDC, hàng năm mỗi công ty sử dụng 3% tổng chi phí cho các văn bản, giấy tờ; tuy nhiên 50% số văn bản đó không bao giờ được tìm thấy và sử dụng. Mỗi ngày, nhân viên văn phòng lãng phí 20% thời gian chỉ để đi tìm văn bản. Hàng tháng mỗi công ty phải chi 20 USD chỉ cho việc xắp xếp văn bản, giấy tờ và mỗi năm trên thế giới, việc truy cập sai phạm dữ liệu thông tin khiến các công ty thất thoát 6,5 tỉ USD. 

           Dịch vụ quản trị văn bản (MDS) của hãng Kyocera là dịch vụ tổng thể nhằm tối ưu hóa toàn bộ quy trình làm việc trong văn phòng. Kyocera MDS với phần mềm xương sống là Kyocera Net Management (KNM) giúp quản lý toàn bộ: Văn bản (số lượng, nội dung văn bản in ra….); Thiết bị in ấn, copy (phân quyền sử dụng máy, kết nối thông tin giữa các máy với nhau, hạn chế thời gian lãng phí khi máy hỏng hóc, hết mực…..); Người sử dụng ( theo dõi số lượng bản in, thời gian in và nội dung bản in…). Và rất nhiều ứng dụng hữu ích cài đặt trực tiếp lên máy đa chức năng.